Creación y uso de formularios

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AfterSchool HQ ofrece muchas funciones útiles, incluidos formularios. Los formularios se utilizan para recopilar información sobre los estudiantes relacionados con su actividad.

¡Crear formularios y adjuntarlos a cualquier actividad es fácil! Luego, los formularios son completados por el padre o tutor como parte del proceso de registro del estudiante. Los formularios se pueden utilizar para indicar si la información del estudiante es obligatoria u opcional. Esto se puede hacer en Configuración avanzada cuando se crea la actividad. Esta publicación lo guiará a través del proceso de formulario. ¡Sigue leyendo para más!

1. Se puede acceder a la pantalla de administración de formularios seleccionando Cuenta y configuración ⚙️ en el menú de la barra lateral y luego Configuración.

2. Seleccioné Formularios en el menú horizontal superior y luego haga clic en el botón verde + Agregar formulario en la parte superior derecha.

Sugerencia de AHQ: puede modificar un formulario existente seleccionando el botón Editar a la izquierda del nombre del formulario.

3. Previsualización del formulario de inscripción

Durante el proceso de inscripción, se pedirá a los padres y tutores que rellenen un Formulario antes de enviar la inscripción de su hijo.

💡¿Te preguntas qué verán los padres cuando se inscriban en tu actividad? Afterschool HQ se enorgullece de anunciar nuestra nueva función: ¡un botón de vista previa para los formularios!

Hemos creado nuevas formas de revisar sus formularios de inscripción.

Para empezar, nos dirigimos a la pestaña 'Formularios' para 'Editar' nuestro formulario. Veremos a la derecha un botón de "Registro previo". Esto le permitirá ver sus formularios de dos maneras: "Como padre" o "Como estudiante".

Si hacemos clic en la opción "Vista previa como estudiante", se nos redirigirá a una página como ésta;
Aquí podremos ver todas las secciones para revisar cómo es el registro para Estudiantes. Una vez que haya revisado todos los 'Campos Requeridos', su vista se verá así. 

Si hacemos clic en 'Vista previa como padre' nos redirigirá a una página como ésta;

De forma similar a la vista de "Registro de estudiantes", una vez que hayamos revisado todos los "Campos obligatorios", su vista tendrá el siguiente aspecto.

La segunda forma en la que podemos 'Previsualizar Formularios' es dentro de una Actividad.

Vaya a sus Actividades y haga clic en "Administrar" para acceder a la pestaña "Resumen" de la actividad.

Observará que en la parte derecha hay un botón "Previsualizar inscripción" donde también puede previsualizar su formulario de inscripción para la actividad como "Padre" o "Alumno". Al hacer clic en una de estas opciones, se le redirigirá a una de las páginas mencionadas anteriormente.

NOTA: Sólo se podrá ver la "Vista previa como estudiante" de una actividad si las "Restricciones" de la actividad son para mayores de 18 años o si está activada la opción "Permitir la inscripción de menores".

Si tiene alguna duda sobre la apariencia de su formulario, nuestro equipo de asistencia está aquí para ayudarle. Podemos orientarle sobre cómo hacer que su formulario sea más fácil de usar y asegurarnos de que está recopilando toda la información necesaria de sus solicitantes de registro.

4. Escriba el nombre de su formulario y luego haga clic en el icono Crear formulario.

5. Cuando seleccione Crear formulario, se le pedirá que agregue una descripción opcional para el formulario.

P: ¿Pueden los padres ver el nombre y la descripción del formulario?

R: No. Esto es únicamente para usted, el proveedor de actividades, para ayudarlo a organizar sus formularios más fácilmente.

6. Se le proporcionan varias preguntas previamente completadas. Aquí puede decidir qué campos de la información predeterminada se muestran en el formulario. Simplemente active/desactive Sí o No en "Preguntar" para que la pregunta sea visible en su formulario. También puede elegir que las preguntas sean Obligatorias activando Sí en la segunda columna. Finalmente, también tiene la opción de activar la "Descripción de la respuesta" en la columna final.

7. Puede personalizar aún más este formulario haciendo clic en "Agregar pregunta" o "Agregar bloque de texto". Agregar un bloque de texto solo mostrará la información que desea compartir, mientras que una pregunta requerirá una respuesta del padre.

8. Ingrese su pregunta y seleccione de la lista desplegable el formato que desea que los padres respondan, en este ejemplo, usaremos "Lista de casillas de verificación" para permitir que los padres respondan la pregunta con un Sí o un No.

9. Después de seleccionar la lista de casillas de verificación, verá "Opciones de edición" donde puede agregar valores personalizados.

10. Hay varias secciones de preguntas para elegir o crear las suyas propias desde el menú en el lado derecho de la pantalla. Puede hacer clic en estos para agregar preguntas en diferentes secciones.

11. Asegúrese de "Guardar" en la parte inferior de la página a medida que avanza entre las secciones. Puede hacer clic en < Todos los formularios para volver a la página del formulario cuando haya terminado. ¡Aquí puede ver todos sus formularios existentes!

12. Para asociar su nuevo formulario con su actividad, navegará de regreso a su

Actividades ⚡️ Pantalla.

13. Seleccioné el botón Administrar en la actividad deseada.

14. Seleccione Configurar en la actividad.

15. Desplácese hasta la parte inferior de la pantalla de configuración y haga clic en "Mostrar configuración avanzada" para revelar configuraciones de actividad adicionales.

16. En "Formulario de registro", debería ver un menú desplegable para seleccionar su nuevo formulario y reemplazar el formulario de registro estándar.

17. Una vez que haya seleccionado con éxito su nuevo formulario, ¡no olvide Guardar!

¿Se pregunta qué verán los padres cuando se registren en su actividad? ¡Su nuevo formulario se mostrará durante el proceso de registro con las preguntas personalizadas que agregó!

Para ver el Registro de Estudiantes y sus respuestas a sus preguntas:

1. Inicie sesión en su cuenta de proveedor de AHQ

2. Navega a Actividades ⚡️

3. Seleccione el botón Administrar junto a la actividad deseada

4. Seleccione la pestaña Estudiantes en la parte superior de la página.

5.  Haga clic en el botón Ver detalles junto al registro del niño que desea ver.

6. Aquí verá el formulario de registro de estudiante completo tal como lo completaron los padres, incluido el estudiante, el padre, el contacto de emergencia y la información de salud. Lo más importante es que verá las respuestas a las preguntas personalizadas que creó en Formularios.

💡¿Nos perdimos algo? ¡No es para preocuparse! Simplemente envíe un correo electrónico a nuestro equipo de soporte a [e-mail]