IPS - Administración de Voluntarios: Información General para Administrativos de IPS

(Palabras Clave: Voluntario, Administración, Administrador, Estado, Archivar, Expirado, Invitar, No Establecido, Acción Adversa, Sterling)

En este artículo, revisaremos la información general sobre el manejo y la administración de voluntarios. Si tienes preguntas sobre algo que no cubrimos en este artículo, por favor contáctanos en [e-mail].

Temas a tratar:

• Configuración de Oportunidades de Voluntariado (OV)
• Configuración de Formulario de Inscripción para VO
• Proceso para Voluntarios Potenciales y Voluntarios Existentes
• Estados de las OV's
• Video que cubre la búsqueda de significados de estatus y voluntariado
• Acceso a Sterling
• Directorio de Oportunidades de Voluntariado de IPS
• Preguntas Frecuentes

Configuración de Oportunidades de Voluntariado (OV)

La configuración de Oportunidades de Voluntariado (OV) sigue un proceso similar a la configuración de actividades, con solo algunas pequeñas diferencias. Para accesar a la sección de OV en tu cuenta de AfterSchool HQ (AHQ), coloca tu cursor sobre el apartado de  Activity Center (Centro de Actividades) y da click a Volunteer Opportunities (Oportunidades de Voluntariado).

Si no ves esta opción, por favor contáctanos y habilitaremos la sección de OV para tu cuenta de AHQ.

• Una vez que te encuentres en la página, da click a Create Your First Opportunity.

• Aquí puedes configurar tu OV. Puedes navegar por el menú de configuración al darle click a las secciones ubicadas en la parte derecha. De igual forma, puedes darle click al botón  Save & Next ubicado en la parte inferior de cada sección para avanzar a la siguiente sección. 

Configuración de Formulario de Inscripción para OV.

Como en las Actividades, las OV's cuentan con formularios de inscripción que puedes configurar. Para accesar a este apartado, da click a Forms ubicado en la parte izquierda.     

• Una vez que te encuentres en este apartado, encontrarás un formulario de inscripción para voluntarios creado automáticamente. Da click a Edit.

• Aquí podrás comenzar a personalizar el formulario de inscripción para tus OV's. La sección de en medio sólo es visible para ti y otros administradores que usan tu cuenta de AHQ. En la parte derecha es donde podrás navergar por las secciones.

• Puedes dar click aquí para accesar a nuestro artículo sobre los formularios de inscripción. Por favor, toma en cuenta que este artículo revisa los formularios de inscripción para Actividades, pero funciona de manera similar para las OV's. 

Proceso para Voluntarios Potenciales y Voluntarios Existentes

   Hay un par de pasos que una persona puede seguir para completar el proceso de verificación de antecedentes. El que siga depende de su situación particular. Aquí hay un par de pasos que una persona puede seguir y ciertas situaciones en las que se puede encontrar:

• Voluntario Nuevo - Esta persona nunca se ha registrado como voluntario. Este persona primero deberá inscribirse como VO de IPS. Después, recibirá un correo electrónico con un enlace único para crear su cuenta en Sterling (hablaremos Sterling más adelante en este artículo). Por favor, toma en cuenta que este paso es necesario y no se puede omitir. Duespués de crear la cuenta, se les pedirá que ingresen su información personal para que Sterling pueda conducir los reportes. Una vez que se haya ingresado la información, pueden pasar hasta 7 días para que Sterling termine el reporte. Por favor, toma en cuenta que ese tiempo de espera es un estimado. Una vez que Sterling haya terminado el reporte, la persona será notificada con los resultados y su estado se actualizará en tu cuenta de AHQ (los estados y su significado serán abordados más adelante en este artículo).
• Este artículo aborda cada paso a detalle e incluye capturas de pantalla.
  
  
• Aquí está la versión en inglés.

• Voluntario Importado - Esta persona ha sido importada del sistema que anteriormente usaba IPS para las verificaciones de antecedentes. Ellos tendrán una cuenta de AHQ creada previamente. Para registrar cualquier OV, ellos deberán restablecer su contraseña. Este paso no se puede omitir. Una vez que se haya restablecido la contraseña, se deberán registrar en cualquier OV de IPS. Después, recibirán un correo electrónico con un enlace único para crear una cuenta en Sterling (hablaremos Sterling más adelante en este artículo). Por favor, toma en cuenta que este paso es necesario y no se puede omitir. Duespués de crear la cuenta, se les pedirá que ingresen su información personal para que Sterling pueda conducir los reportes. Una vez que se haya ingresado la información, pueden pasar hasta 7 días para que Sterling termine el reporte. Por favor, toma en cuenta que ese tiempo de espera es un estimado. Una vez que Sterling haya terminado el reporte, la persona será notificada con los resultados y su estado se actualizará en tu cuenta de AHQ (los estados y su significado serán abordados más adelante en este artículo).
• Este artículo aborda en detalle cada paso e incluye capturas de pantalla.
  
  
• Si tienen problemas iniciando su proceso de verificación de antecedentes, por favor contácnaos en [e-mail] para recibir apoyo. 

• Enlace Sterling Activo - Este individuo ha iniciado el proceso de verificación de antecedentes a través de AfterSchool HQ, pero no ha enviado su información a Sterling.
  
  
  • Haz click aqui para ver los pasos que les quedan por completar.
    • Guía en vídeo: Empieza en 3:35
    • Pasos de texto: Empiece en el paso 6
  • Aquí está la versión en inglés.
    • Guía en vídeo: Empieza en 2:40
    • Pasos de texto: Empiece en el paso 6

• Enlace Sterling vencido - Este persona tardó mucho en acceder a su enlace Sterling único y venció. Para volver a generar el enlace, puede hacerlo a través de su cuenta AfterSchool HQ.
  
  
  • Este artículo de soporte explica cada paso con más detalle e incluye capturas de pantalla.

• Voluntario de Sterling Existente - Esta persona ya ha completado su proceso en Sterling, ha sido aprobada, y ahora se quiere registrar en una OV de tu escuela. Ellos tendrían que ingresar a tu página de inscripciones en AHQ, registrarse y eso es todo. Los estados de los voluntarios existentes se actualizan en todos los OV con IPS. 
   
  • Puede compartir con ellos el enlace de registro de su Oportunidad de Voluntariado o el enlace del Directorio de Oportunidades de Voluntariado de IPS.
    
    
  • Puede cambiar el idioma haciendo clic en el botón ubicado en la esquina superior derecha de la pantalla.

• Verificación de antecedentes de Sterling vencida - Esta persona creó su cuenta de Sterling y fue aprobada, pero ahora su verificación de antecedentes de Sterling ha vencido.
  
  

⚒️ Instrucciones próximamente ⚒️

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⭐ También pueden ponerse en contacto con nosotros en [e-mail]⭐

Estados para tus OV

Puedes revisar el status de tus registrantes de las OV's al darle click en la pestaña de Voluntarios (Volunteers) ubicada en la parte superior.      

La siguiente es una lista de estados que puedes encontrar:

• Email Sent To Volunteer (Corre Enviado al Voluntario): El registrante se ha inscrito a una OV de IPS, pero no ha creado su cuenta en Sterling.
  
  
• Expired Invite (Invitacion Expirado): Ha expirado el enlace único de inscripción a Sterling. (Por favor, toma en cuenta que todos reciben un enlace único de inscripción. No hay un enlace general)
  
  
• Pending (Pendiente): la persona ha enviado su información a Sterling y está esperando que complete su informe de evaluación.
  
  
• Complete/ Archive (Completo/ Archivado): El proceso de Sterling ha sido completado y no se han encontrado irregularidades; el voluntario ha sido aprobado.
  
  
• Adverse Action (Acción Adversa): El proceso de Sterling ha sido completado y se han encontrado irregularidades; no se ha aprobado el voluntariado (solicitud declinada).
  
  
  
  
  
• Expired (Expirado): Esto se puede encontrar en la cuenta de AHQ del Distrito IPSen la pestaña de Voluntarios. La verificación de antecedentes de esta persona ha expirado y necesitará renovar su verificación de antecedentes. Estas personas son voluntarios importados o su verificación de antecedentes Sterling ha expirado. Puede comprobarlo haciendo clic en View Volunteer Details (Ver detalles del voluntario) al lado a su nombre:
  
  
  
  
  
• NotSet: Esto se puede encontrar en la cuenta de AHQ del Distrito IPS en la pestaña de Voluntarios. Esto significa que una persona ha iniciado la verificación de antecedentes y necesita enviar su información a Sterling, su enlace Sterling ha expirado, o ya ha enviado su información a Sterling y está esperando sus resultados. Este estado no debe aparecer en sus propias cuentas AHQ.

Si alguna persona se ha comunicado contigo pidiendo asistencia, puedes reverirlos a [e-mail] o puedes contactarnos de su aprte también.

Video que cubre la búsqueda de significados de estado y voluntariado

Puede activar los subtítulos haciendo clic en "CC", ubicado en la parte inferior derecha de la pantalla.

Liga a la list de voluntarios aprobados: Lista de VM aprobados por IPS

Acceso al panel de control de Sterling

   Esta sección le mostrará cómo acceder al panel de control de Sterling a través de AHQ.

Atención: Esta sección es para aquellos que tienen acceso a la cuenta AHQ de las Escuelas Públicas de Indianápolis y tienen credenciales para acceder a Sterling.

• En la sección Volunteer, haga clic en la pestaña Background Check o Volunteers situada en la parte superior.

• En la parte derecha, verá un botón, View Background Check Dashboard.

• Una vez que haya hecho clic en el botón, se le dirigirá a una página de inicio de sesión de Sterling. Aquí tendrá que introducir sus credenciales para iniciar sesión.

⭐ También puedes compartir este enlace con los voluntarios que ya hayan creado su cuenta Sterling ⭐

Directorio de Oportunidades de Voluntariado de IPS

     Este directorio alberga todas las escuelas de IPS que han creado Oportunidades de Voluntariado. Puede ser útil compartir este directorio con padres interesados en registrarse en las OVs de otras escuelas, pero que no tengan el enlace.

• Haz clic aquí para acceder al Directorio de Oportunidades de Voluntariado de IPS.

• Si deseas compartir un artículo de soporte creado para personas que desean registrarse en OVs de otras escuelas pero no tienen el enlace, haz clic aquí.

• En caso de que hayas creado una OV pero no puedas encontrar la cuenta de AHQ de tu escuela en el directorio, contáctanos en [e-mail].

• Ten en cuenta que este directorio solo dirigirá a las personas a las OVs de tu escuela.

Preguntas Frecuentes

P: ¿Qué es Sterling?

R: Sterling es el servicio que Indianapolis Public Schools District (IPS) usa para hacer verificaciones de antecedentes para voluntarios potenciales.

P: Si un voluntario tiene una verificación de antecedentes válida del sistema que IPS utilizaba anteriormente, ¿tendrá que ser revisado nuevamente?

R: No. Si un voluntario cuenta con una verificación de antecedentes válida y IPS puede validar la legitimidad, sólo tendrán que renovarla a través de Sterling una ves que expire.

P: ¿Las verificaciones de antecedentes son gratuitas para los voluntarios?

R: Sí. Los voluntarios potenciales no necesitan pagar una cuota para generar una verificación de antecedentes a través de Sterling. Si alguien menciona que deben pagar, por favor, repórtenlo a [e-mail]

P: ¿Qué debe hacer un voluntario si han sido declinados y no están de acuerdo con los resultados?

R: Los parametros de verificación de antecedentes han sido establecidos por IPS. Si un voluntario es declinado, es debido a uno o más reportes que revelan discrepancias que IPS considera suficientemente significantes para autorizar un rechazo. La persona recibe los resultados de su reporte. Si son insitentes, [e-mail] podrá proporcionar mayor claridad ante el asunto.

P: ¿Los voluntarios potenciales necesitan proporcionar su Número de Seguro Social (Social Security Number)?

R: Sí. Es necesario apra que Sterling pueda conducir su reporte.

P: ¿Sterling acepta formularios en papel?

R: No. Sterling sólo acepta envíos a través de su sitio web.

Q: A volunteer has told me their background check was completed and approved, but their status has not been updated on my AHQ account.
A: Please contact [e-mail] and we can assist you! Please also provide us with their full name and email address.

P: Un voluntario me dijo que su enlace de Sterling ha expirado. ¿Qué puedo hacer?

R: Por favor contáctanos en [e-mail] y podremos asistir al voluntario potencial. Por favor, proporciónanos su nombre completo y su dirección de correo electrónico.    

P: Un voluntario me ha dicho que no se puede revistrar a mi OV. ¿Qué puedo hacer?

R: Por favor contáctanos en [e-mail] y revisaremos su cuenta y les proporcionaremos información adicional. Por favor, porporciónanos su nombre completo y dirección de correo electrónico.

P: ¿Cuánto tiempo le toma a Sterling para completar el reporte?

R: Puede tomar hasta 7 días para que Sterling complete el reporte.

P: ¿A Sterling le tomará los 7 días completos para cada reporte?

R: No. Es un estimado.

P: ¿Qué debería hacer en caso de que un voluntario afirme que su reporte de verificación de antecedentes no ha sido completado y han pasado más de 7 días?

R: Por favor contacta [e-mail] y revisaremos su estado en Sterling.

P: ¿Hay alguna lista de cada voluntario aprobado?

R:  Sí. Da click aquí para accesar a ella. 

P: Mi pregunta no está aquí. ¿A quién puedo contactar para mayor asistencia?

R: ¡Ups! Puedes contactarnos por cualquier pregunta que puedas tener con respecto a la administración y manejo de voluntarios en [e-mail].

💡Si tienes alguna pregunta o tienes alguna dificultad técnica con IPS - Administración de Voluntarios: Información General para Administrativos de IPS, no dudes en contactar a nuestro equipo de soporte al [e-mail].